بهبود فرآیند حساب های دریافتنی برای شرکت های حقوقی: یک راهنما

هیچ چیز بدتر از انباشته شدن صورت حساب های پرداخت نشده مشتری نیست. وکلای دادگستری مستحق دریافت به موقع برای کارهای ارزشمندی هستند که انجام می‌دهند – و زم، که مشغول انجام یک کار پرمشغله هستید، نمی‌خواهید وقت خود را برای تعقیب مشتریان برای پرداخت تلف کنید. بنابراین، شرکت های حقوقی باید فرآیندهای حساب های دریافتنی موثری را توسعه دهند.

اما چه چیزی باعث می شود که یک فرآیند حساب های دریافتنی شرکت حقوقی موثر باشد؟

دو ،صر وجود دارد. اول، شما باید پرداخت را تا حد امکان برای مشتریان آسان و جذاب کنید. دوم، باید مدت زم، را که برای پیگیری پرداخت‌های دیرکرد صرف می‌کنید به حداقل برس،د. این مقاله توضیح می‌دهد که چگونه شرکت‌های حقوقی می‌توانند فرآیند حساب‌های دریافتنی خود را بهبود بخشند – به‌ویژه، چگونه Clio Payments کارایی را افزایش می‌دهد و تلاش دستی را به حداقل می‌رساند.

فرآیند حساب های دریافتنی شرکت حقوقی چیست؟

اصطلاح “حساب های دریافتنی” اشاره دارد به پولی که موسسه حقوقی شما به دست آورده و برای آن صورتحساب گرفته است اما هنوز دریافت نکرده است. به عبارت دیگر، صورتحساب های پرداخت نشده مشتری. حساب های دریافتنی به ،وان دارایی در ترا،مه شرکت های حقوقی درج می شود.

به طور کلی، زم، که شرکت‌ها فاکتور ارسال می‌کنند، معمولاً قبل از تماس با مشتری منتظر می‌مانند تا تاریخ سررسید پرداختشان به پایان برسد. سررسید پرداخت از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است – در حالی که برخی از آنها سررسید پرداخت 30 روزه دارند، برخی دیگر ممکن است ملایم‌تر باشند و این زمان را تا 60 روز افزایش دهند.

هنگامی که این تاریخ سپری شود و شرکت هنوز آنچه را که مشتریان بدهکار هستند دریافت نکرده است، سپس به آرامی به مشتری در مورد صورتحساب خود پرس و جو می کنند/به او یادآوری می کنند. وکلا ممکن است از طریق تلفن همراه شخصی خود با آنها تماس بگیرند، از یک وکیل حقوقی بخواهند که یک ایمیل ارسال کند، یا شرکت آنها ممکن است یک سیستم خودکار را اجرا کند که به طور خودکار پرداخت های عقب افتاده را ردیابی می کند و یادآوری هایی را ارسال می کند (مانند Clio Payments).

بهبود روند حساب های دریافتنی برای شرکت حقوقی شما

فرآیند حساب های دریافتنی شرکت حقوقی سنتی چیزهای زیادی را برای دلخواه باقی می گذارد. شرکت ها ناآگاهانه شانس خود را برای پرداخت به موقع با گنجاندن تنها ،ری از گزینه های پرداخت بالقوه کاهش می دهند. به‌علاوه، تکیه بر مداخلات دستی کارکنان آن‌ها برای یادآوری بدهی‌های موجود به مشتریان، می‌تواند به سرعت به زمان اداری تبدیل شود. مطمئن باشید راه بهتری هم هست

در زیر، این زمینه ها را با جزئیات بررسی می کنیم و نحوه بهبود فرآیند حساب های دریافتنی در شرکت حقوقی خود را با Clio Manage شرح می دهیم.

فاکتورها را به صورت الکترونیکی ارسال کنید

موسسات حقوقی ممکن است در حوزه فعالیت، اندازه و محل کارشان متفاوت باشند، اما یک چیز ثابت می ماند: فرآیند حساب های دریافتنی همیشه با یک صورت حساب شروع می شود. مشتریان فقط در صورتی پرداخت می کنند که برایشان فاکتور ارسال کنید.

بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که مشتریان شما این فاکتورها را در اسرع وقت و به آس، دریافت می کنند تا احتمال پرداخت به موقع آنها افزایش یابد. اما یک مسئله وجود دارد روش‌های سنتی – مانند ارسال صورت‌حساب‌های کاغذی از طریق پست – در دنیای دیجیتالی و بیش از حد متصل امروزی قابل اعتماد نیستند. صورت‌حساب‌های کاغذی ممکن است از طریق پست گم شوند و دریافت فاکتور ماه‌ها پس از اتمام کار برای مشتریان ناامیدکننده است.

خوشبختانه، Clio Manage راه حل ایده آلی را ارائه می دهد.

با ایجاد ال،ای صورتحساب شرکت حقوقی با کاربرد آسان، تنظیم نرخ صورتحساب قبل از موعد، ردیابی خودکار زم، که برای هر پرونده صرف می‌کنید و تأیید صورت‌حساب‌ها در Clio Manage، فرآیند فاکتور شرکت حقوقی خود را ساده کنید. سپس، این صورت‌حساب‌ها را به‌صورت الکترونیکی با استفاده از درگاه مشتری امن Clio ارسال کنید، و مطمئن شوید که تقریباً فوراً به گیرنده مورد نظر می‌رسند.

گزینه های پرداخت جایگزین را ارائه دهید

چه ،ید خواربار و چه اقلام با بلیط بزرگ، مصرف کنندگان عادت کرده اند از بین گزینه های پرداخت مختلف انتخاب کنند. با تلفن خود پرداخت می کنید؟ مشکلی نیست. آیا می خواهید یک طرح ا،اطی تنظیم کنید؟ البته – در اینجا چگونه است.

این انتظار اکنون به خدمات حقوقی نیز کشیده شده است. کلیو گزارش روندهای حقوقی 2022 دریافتند که ارائه گزینه‌های پرداخت متعدد، چهارمین عامل بالاترین رتبه برای استخدام در شرکت حقوقی است. ،ن زده می شود که 70٪ از مشتریان گزینه پرداخت از طریق یک طرح پرداخت، 65٪ گزینه بیمه قانونی و 53٪ خواهان فرصتی هستند که صورتحساب های قانونی خود را تامین کنند.

ت،یم پرداخت ها به ا،اط کوچکتر و قابل مدیریت تر، هم برای شرکت ها و هم برای مشتریانشان مفید است. پرداخت صورت‌حساب‌ها برای مشتریان آسان‌تر است – به این م،ی که شرکت‌ها برای کار سخت خود بدون نیاز به تعقیب مداوم پول می‌گیرند. برد – برد.

Clio Payments به کاربران Clio Manage امکان ارائه طیف وسیعی از گزینه‌های پرداخت را می‌دهد، از پرداخت آنلاین با کارت اعتباری گرفته تا پرداخت‌های eCheck و طرح‌های ا،اطی. تمام تراکنش های مربوط به اعتماد را مطابق با قو،ن IOLTA انجام می دهد و از پیشرفته ترین اقدامات امنیتی صنعت پرداخت استفاده می کند.

اگر به دنبال ارائه گزینه های پرداخت ایمن و مشتری محور هستید، Clio Payments همان چیزی است که به آن نیاز دارید.

روش های پرداخت آنلاین را ارائه دهید

تحقیقات Clio نشان داده است که شرکت هایی که پرداخت های آنلاین ارائه می دهند درآمد بیشتری نسبت به شرکت هایی که ارائه نمی دهند به دست می آورند. این به سختی تعجب آور است. مشتریان انتظار دارند همه چیز را به صورت آنلاین انجام دهند، از منابع یک شرکت حقوقی گرفته تا تشکیل جلسه تا امضای الکترونیکی یک نامه نامزدی. بنابراین، چرا آنها قبض خود را آنلاین پرداخت نمی کنند؟

ارائه پرداخت‌های آنلاین به شرکت‌ها کمک می‌کند تا انتظارات مشتری را برآورده کنند و در عین حال اطمینان حاصل شود که سریع‌تر پرداخت می‌شوند. با تسهیل پرداخت آنلاین صورتحساب ها به محض دریافت برای مشتریان، مشتری محور باشید. با Clio Payments، شرکت شما می‌تواند با دکمه‌های Pay Now در صورت‌حساب‌های الکترونیکی شما به همراه کدهای QR و لینک‌های کلیک برای پرداخت ایمن که در ایمیل‌ها جاسازی شده‌اند، پرداخت‌های اعتباری، بدهی یا eCheck را به صورت ایمن بپذیرد.

از پیوندهای آسان و قابل کلیک برای پرداخت و کدهای QR استفاده کنید

ارائه روش های پرداخت آنلاین تنها راه برای آسان ، زندگی مشتریان شما نیست. با ارائه یک قدم جلوتر بروید پیوندهای کلیک برای پرداخت یا کدهای QR، به این م،ی که مشتریان می توانند به صورت آنی از طریق Clio Payments پرداخت کنند.

بنابراین، این دقیقا چگونه کار می کند؟

ابتدا یک پیوند امن به درگاه پرداخت شرکت خود ارسال می کنید. قبل از کلیک بر روی پیوند پرداخت کپی، با انتخاب شارژ جدید از برگه پرداخت های آنلاین، به پیوند کلیک برای پرداخت شرکت خود دسترسی پیدا کنید. سپس، این پیوند را در ارتباطات ،وجی جای‌گذاری کنید، آن را به وب‌سایت خود اضافه کنید یا آن را در نشانک‌های خود ذخیره کنید تا در صورت نیاز از آن استفاده کنید.

پیگیری خودکار برای صورتحساب های معوق

وکلا متخصصان بسیار ماهری هستند، بنابراین نباید وقت ارزشمند خود را برای پیگیری صورت حساب های معوقه تلف کنند. متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها برای بهینه‌سازی فرآیندهای دریافتنی خود تلاش می‌کنند، به این م،ی که صاحبان کارمزد با ارزش برای تعقیب پرداخت‌های معوق زمان زیادی را صرف می‌کنند.

خوشبختانه، با Clio، می تو،د آن را در آینه عقب قرار دهید. ویژگی یادآوری خودکار صورت‌حساب Clio Manage به شما امکان می‌دهد صورت‌حساب‌های معوقه را ردیابی کنید و به‌طور خودکار موجودی‌های معوقه را بر اساس یک زمان‌بندی برای مشتریان و گیرندگان صورت‌حساب ارسال کنید. همه صورت‌حساب‌های معوق را از یک جا پیگیری کنید – ساده‌تر از این نمی‌توانست باشد.

نظارت دستی بر پرداخت‌ها و ارسال یادآوری‌های مشتریان را کنار بگذارید. با ویژگی یادآوری خودکار صورت‌حساب، وکلای شما می‌توانند به جای پرداختن به پرداخت، زمان بیشتری را صرف کارهای قابل پرداخت کنند. از اتوماسیون استفاده کنید تا ارسال یادآوری صورتحساب را به یک فرآیند مؤثر و کارآمد تبدیل کنید تا یک حواس پرتی بی پایان.

پاداش: با سهولت بازپرداخت هزینه را مرور کنید

متأسفانه، روند حساب های دریافتنی همیشه روان نیست. دیر پرداخت ، برای مشتریان یک چیز است، اما زم، که یک معامله را به چالش می کشند کاملاً موضوع دیگری است. این به ،وان بازپرداخت وجه شناخته می شود – مشتری با تراکنش کارت بدهی/اعتباری خود مخالفت می کند و پول او به حساب بانکی او برگردانده می شود.

چندین دلیل احتمالی برای استرداد شارژ وجود دارد. شاید مشتری این کار را به اشتباه انجام داده است، زیرا معامله را شناسایی نکرده و به اشتباه آن را تقلبی تشخیص داده است. یا، شاید آنها صرفاً ناامیدی خود را نشان می دهند (مخصوصاً اگر پرونده آنها آنطور که می خواستند پیش نرفته باشد) و از بازپرداخت هزینه برای نشان دادن نارضایتی خود یا تلاش برای دریافت رایگان این خدمات استفاده می کنند.

Clio به شرکت‌ها کمک می‌کند تا حد امکان استرداد وجه را حل کنند. شرکت ها به صورت فوری هستند از طریق ایمیل مطلع شد هنگامی که یک مشتری هزینه ای را به چالش می کشد. این ایمیل‌ها شامل دکمه «پاسخ به اختلاف» است که شرکت‌ها را به صفحه‌ای می‌برد که در آن می‌توانند حل و فصل اختلاف را آغاز کنند و در فرآیندی به نام نمایندگی شرکت کنند – اینجاست که شرکت مدارک خود را به بانک صادرکننده ارائه می‌کند. بخش عملیات پرداخت Clio همچنین با کاربران Clio Manage تماس خواهد گرفت تا ببیند آیا آنها برای ایجاد اختلال در استرداد وجه مورد نظر به کمک نیاز دارند یا خیر.

نظرات نهایی در مورد بهبود روند حساب های دریافتنی برای شرکت های حقوقی

چندین گام وجود دارد که شرکت‌ها می‌توانند برای کاهش زم، که صرف تعقیب دیرکرد پرداخت می‌کنند و تا حد امکان زندگی مشتریان خود را آسان کنند، انجام دهند. ارسال صورت‌حساب‌ها به صورت الکترونیکی، ارائه گزینه‌های پرداخت جایگزین، ارائه روش‌های پرداخت آنلاین، و شامل لینک‌های کلیک برای پرداخت و کدهای QR، روند دریافتنی‌های حساب‌های شرکت شما را متحول می‌کند. علاوه بر این، با ابزارهایی مانند Clio Manage، می‌تو،د بازپرداخت‌های احتمالی از یک پورتال را در کمترین زمان برطرف کنید.

اما فقط حرف ما را قبول نکنید.

جودی دوناتو، وکیل انفرادی، Clio Manage را برای کمک به کنترل فرآیند دریافتنی‌های حساب‌هایش پیاده‌سازی کرد. نتیجه؟

“حساب های دریافتنی من کمترین میز، است که در طول 27 سال کارم داشته است، و امسال مجبور نبودم علیه هیچ مشتری اقدام به وصول مطالبات کنم.”

این چه نوع تاثیری بر شرکت شما خواهد داشت؟ امروز برای یک دوره آزمایشی رایگان 7 روزه Clio Manage ثبت نام کنید تا خودتان متوجه شوید.

ما این پست وبلاگ را در دسامبر 2022 منتشر کردیم. ا،ین به روز رس،: 8 دسامبر 2022.

طبقه بندی شده در: حسابداری