کار بر روی پرونده های حقوقی به م،ای رسیدگی به اسناد زیادی است. نگه داشتن آن اسناد سازماندهی شده، قابل شناسایی و به راحتی قابل بازیابی – به خصوص با پرونده های پیچیده دعوی قضایی – ضروری است، اما همچنین یک کار چالش برانگیز است.
شماره گذاری بیتس که یک سیستم شماره گذاری پی در پی صفحات در فایل ها است، راه حل شناخته شده ای برای این مشکل در صنعت حقوقی است. با دادن شناسه های منحصر به فرد صفحات، شماره گذاری بیتس جستجو و ارجاع اسناد قانونی را برای همه طرفین آسان تر می کند.
مهرهای شماره‌گذاری فیزیکی بیتس که در اصل یک مهر دستی (ی،ی جوهر روی کاغذ) برای صفحات کاغذی بود، تا حد زیادی در طول زمان با سیستم‌های دیجیتالی جایگزین شده‌اند که فرآیند را آسان‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر می‌کنند.
در پست بعدی آنچه را که باید در مورد شماره گذاری بیتس بد،د را بیان خواهیم کرد. تاریخچه، عملکرد و نحوه استفاده از فناوری امروزی را برای استفاده موثرتر از شماره گذاری بیتس در فعالیت های حقوقی خود بیاموزید.
شماره گذاری بیتس چیست؟
شماره گذاری بیتس روشی برای شماره گذاری متوالی صفحات با شناسه مرجع است تا مکان یابی و ارجاع آنها آسان تر شود. این می تواند به سادگی اعداد متوالی مانند “0001” و “0002” باشد، یا ممکن است شامل رشته های الفبایی باشد (مانند “ABC_0001” و “ABC_0002”). شماره‌گذاری بیتس که به آن «مهر زدن بیتس» نیز گفته می‌شود، معمولاً در صنعت حقوقی برای نمایه‌سازی و ردیابی حجم زیادی از اسناد استفاده می‌شود – مانند فعالیت‌های دعوی قضایی مانند کشف و آماده‌سازی محاکمه.
آ،ین بینش از گزارش روندهای قانونی 2022 در دسترس است
بیاموزید که چگونه وکلا انعطاف پذیری کار ،یبی را متعادل می کنند و مشتریان هنگام استخدام وکیل به دنبال چه چیزی هستند.
گزارش را بخو،د
شماره گذاری بیتس: تاریخچه ای کوتاه
روشی که مردم شماره‌گذاری بیتس را انجام می‌دهند، از آغاز ساده‌اش فاصله زیادی داشته است، اگرچه مفهوم افزودن اعداد متوالی به صفحات برای سازماندهی بهتر ثابت مانده است.
شماره گذاری بیتس با ایجاد یک دستگاه مفید شروع شد. ادوین جی بیتس مخترع با ایجاد و بهبود ایده استفاده از ماشین برای افزودن اعداد متوالی به اسناد ماشین شماره‌گذاری خودکار بیتس را به ثبت رساند در اوا، دهه 1800
دستگاه مهر ،تیکی بیتس هر بار که بر روی یک صفحه کاغذ فشار داده می شد، به طور خودکار اعداد را به ترتیب تغییر می داد. بنابراین، اگر در صفحه ای مهر “0001” را زده اید، سپس در صفحه بعدی مهر “0002” را می زنید و به همین ترتیب. این به افراد اجازه می‌داد تا به راحتی شماره‌های متوالی را به صفحات اضافه کنند، که مدیریت اسناد و سازماندهی را آسان‌تر و مؤثرتر می‌کرد.
امروزه شماره گذاری بیتس هنوز یک سیستم سازم، رایج و شناخته شده در صنعت حقوقی است. با این حال، در حالی که برخی هنوز ممکن است از تمبرهای فیزیکی بیتس استفاده کنند، مردم به طور فزاینده ای به گزینه های دیجیتال روی آورده اند.
چرا شماره گذاری بیتس برای وکلا مهم است؟
سازماندهی اسناد موثر برای هر شرکت حقوقی بسیار مهم است – به خصوص زم، که با حجم عظیمی از اسناد کار می کنید. در زیر تعدادی از روش‌هایی وجود دارد که شماره‌گذاری بیتس می‌تواند به وکلا کمک کند تا سازماندهی شده و در زمان صرفه‌جویی کنند.
شماره گذاری بیتس اسناد را مرتب نگه می دارد
چه در حال ارجاع اسناد به صورت داخلی در شرکت خود باشید و چه در یک رویداد خارجی مانند سپرده گذاری یا آزمایشی، توانایی یافتن سریع و کارآمد اسناد مورد نیاز بسیار مهم است. بهترین راه برای سازماندهی اسناد و پیگیری سوابق خود، داشتن یک سیستم در محل است.
افزودن مداوم شماره‌گذاری بیتس، معمولاً به سرصفحه یا پاورقی هر صفحه، در حالی که اسناد را در سیستم شرکت خود وارد می‌کنید، یک راه عالی برای:
اسناد را سازماندهی کنید
پیدا ، صفحات و اسناد را آسان تر کنید
کمک کنید مطمئن شوید که چیزی از بین نمی رود
شماره گذاری بیتس، مهم، ها را در یک صفحه نگه می دارد (به م،ای واقعی کلمه!)
آیا تا به حال در یک اکتشاف بوده اید و خودتان را در تلاش برای یافتن سند من، می بینید؟ یا در تلاش برای توضیح دادن دقیقاً در کجای حجم اسناد به وکیل مخالف هستید؟
شماره گذاری بیتس یک نقطه مرجع آسان برای هر صفحه در اسناد شما برای همه ،، که آنها را مدیریت می کنند ایجاد می کند. به ،وان مثال، وکیل حقوقی یا مخالف شما می تواند فقط با جستجوی شماره بیتس به سرعت صفحه خاصی را با اطلاعات لازم پیدا کند، نه اینکه سعی کند یک عبارت خاص را در یک سند Ctrl-F کند.
شماره گذاری بیتس با ،اصر شناسایی
همچنین مهم است که توجه داشته باشید که هیچ استاندارد جه، برای شماره گذاری بیتس (به ویژه در هنگام استفاده از ابزارهای دیجیتال) وجود ندارد.
در حالی که مهر فیزیکی اصلی بیتس یک عدد چهار رقمی را برای صفحات متوالی اعمال می‌کرد، بسیاری از ابزارهای دیجیتال مدرن شماره‌گذاری بیتس به شما امکان می‌دهند شناسه‌های منحصربه‌فردی برای یک سند ایجاد کنید. این شناسه‌ها می‌توانند شامل مواردی مانند نام مشتری، تاریخ یا شماره پرونده علاوه بر شماره صفحه باشند.
برای مثال، برای وضوح بیشتر، صفحات اسناد مربوط به پرونده جین دو را می‌توان به،وان «JDOE_00001»، «JDOE_00002» و غیره شماره‌گذاری کرد.
شماره گذاری بیتس باعث صرفه جویی در زمان می شود
با استفاده از بسیاری از ابزارهای دیجیتال امروزی که در ادامه بیشتر به آنها خواهیم پرداخت، می تو،د با وارد ، آنها به سیستم شرکت حقوقی خود، شماره بیتس را به طور خودکار به اسناد خود اضافه کنید.
این گام ساده در نقطه آپلود می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت شما و شرکتتان شود. به جای اینکه پیش از آزمایش، اسناد را شماره گذاری کنید یا در میان کوهی از اسناد جستجو کنید، آنها قبلاً با شماره های بیتس سازماندهی و فهرست بندی می شوند. در نهایت، این کار زمان بیشتری را برای تمرکز روی کارهای مهم تر، مانند آماده شدن برای آزمایش آزاد می کند.
ابزار شماره گذاری بیتس
اگر به دنبال استفاده از شماره گذاری بیتس برای اسناد در شرکت حقوقی خود هستید، گزینه های زیادی دارید. از مهر فیزیکی اصلی بیتس گرفته تا ادغام های مفید Clio، در اینجا چند ابزار شماره گذاری بیتس وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
تمبر بیتس
اگرچه ممکن است مدرسه قدیمی باشد، استفاده از مهر بیتس برای شماره گذاری دستی کاغذ کار را انجام می دهد. با این حال، استفاده از مهر فیزیکی خسته کننده است، به خصوص اگر مجبور باشید نسخه های دیجیتال اسناد قانونی و کشفی را چاپ کنید. اگر اساساً در چاپ کار نمی کنید، گزینه های صرفه جویی در زمان در بازار وجود دارد که می تواند فرآیند را خودکار کند.
Adobe
آیا آماده‌اید از تمبر فیزیکی بیتس فراتر بروید؟ اگر با فایل‌های PDF کار می‌کنید، از Adobe Acrobat استفاده کنید.تابع شماره گذاری بیتس” یک ارتقای صرفه جویی در زمان است.
برای شماره گذاری بیتس کارآمدتر، به دنبال برنامه هایی باشید که با نرم افزار مدیریت اسناد قانونی شرکت شما کار می کنند.
برای مثال، کار با Clio و شرکای ادغام آنها، با اطمینان از اینکه همه اسناد شما مدیریت می شوند، در وقت شما صرفه جویی می کند و در عین حال شما را سازماندهی می کند و همچنین اعداد بیتس را به صورت خودکار اضافه می کند.
در اینجا دو راه حل وجود دارد که با Clio ادغام می شوند تا کار با اسناد و شماره گذاری بیتس آسان شود:
کشف جن
با نرم افزار بررسی و تولید اسناد Discovery Genie و Clio در زمان و هزینه خود در دعاوی قضایی صرفه جویی کنید.
هنگامی که یک پرونده جدید در Discovery Genie برای موضوعی در Clio ایجاد می کنید، می تو،د به راحتی اسناد را بارگذاری کنید، آنها را از نظر امتیاز و ماهیت بررسی کنید و یادداشت ها و تحقیقات حقوقی را اضافه کنید. هنگامی که بررسی شما کامل شد، Discovery Genie اسنادی با بر،ب بیتس تولید می کند. این اسناد تکمیل‌شده (به همراه گزارش‌های امتیازات و فهرست‌های کامل) سپس مستقیماً در کتابخانه اسناد Clio مربوطه بارگذاری می‌شوند.
Bundledocs
همراه با Clio، Bundledocs نگه داشتن چندین سند مرتب، منظم و آماده برای اشتراک‌گذاری را آسان‌تر می‌کند.
فرآیند ساده است: دسته‌ای از اسناد را مستقیماً از Clio (یا هر جایی که اسناد شما ذخیره می‌شود) آپلود کنید، و Bundledocs آنها را در بسته‌ای سازماندهی می‌کند که به‌طور خودکار فهرست‌بندی، شماره‌گذاری، ابرپیوند و نشانک‌گذاری می‌شود. همچنین می تو،د استفاده کنید Bundledocs برای اعمال شماره گذاری قابل تنظیم بیتس در اسناد خود.
یادداشت های پای، در مورد شماره گذاری بیتس
منظم ماندن برای وکلا کلید موفقیت است – به خصوص در مورد اسناد.
شماره گذاری بیتس یک راه عالی برای سازماندهی اسناد است، اما مهر مدرسه قدیمی کار بسیار زیادی دارد. اگر شماره‌گذاری بیتس را به صورت دیجیتالی تکمیل نمی‌کنید، ممکن است وقت خود را برای شماره‌گذاری زمان‌بر تلف کنید که در غیر این صورت می‌تواند خودکار شود.
خبر خوب این است که گزینه های بسیار خوبی برای خودکار ، تمرین شما از طریق Clio وجود دارد – برای شماره گذاری بیتس و سایر کارهای وقت گیر.
با طیف گسترده ای از گزینه ها برای کاوش در فهرست برنامه های Clio، می تو،د از قدرت شرکای یکپارچه سازی Clio استفاده کنید تا تجربه ای کاملاً قابل تنظیم داشته باشید، همانطور که وکیل انفرادی جنیفر نیلسن انجام داده است.
جنیفر توضیح می‌دهد: «کلیو می‌داند که یک اندازه برای همه من، نیست، و در جایی که شرکت من نیازهای اضافی دارد که خود Clio آن را تأمین نمی‌کند، Clio کاملاً عمداً یکپارچه‌سازی یکپارچه را با ا،ر محصولات دیگری که من استفاده می‌کنم ایجاد کرده است.» و با گذشت زمان، Clio اغلب این مشکلات اضافی را از طریق ارتقاء خود پلتفرم Clio حل کرده است.
آیا می خواهید برخی از ابزارهایی را که می توانند برای شرکت شما بهترین کار را انجام دهند، کشف کنید؟ در میان صدها برنامه موجود در دایرکتوری برنامه های کلیو بگردید.
ما این پست وبلاگ را در جولای 2023 منتشر کردیم. ا،ین به روز رس،: .
