نکاتی برای جلوگیری از ادغام وجوه

ممکن است به نظر یک حوزه فنی باشد، اما ادغام وجوه یک خطر قانونی است که شرکت ها باید یاد بگیرند از آن اجتناب کنند.

در زیر، برخی از اصول اولیه ،یب وجوه را بررسی می کنیم–آنچه را که شاغلین حقوقی باید بدانند، انواع فعالیت هایی که اختلاط تلقی می شوند و پیامدهای آن، و چگونگی جلوگیری از اختلاط سهوی. در نهایت، برخی از ابزارهای فناورانه را مورد بحث قرار می‌دهیم که می‌توانند به روش مدرن کمک کنند تا از این خطرات جلوگیری کند.

اختلاط وجوه چیست؟

به طور کلی، اختلاط وجوه زم، اتفاق می‌افتد که یک طرف وجوه متعلق به طرف دیگر را مخلوط کند. به ،وان مثال، زم، که یک وکیل دارایی خود را در همان حساب مشتریان خود نگهداری می کند، ممکن است رخ دهد.

برای درک کامل مفهوم ادغام وجوه، بهتر است دلایل ممنوعیت آن را درک کنید. این منطقه در قانون 1.15 از قو،ن رفتار حرفه ای مدل ABA، که بر وظایف وکیل در حفظ اموال موکلان یا اشخاص ثالث حاکم است.

از آنجایی که قو،ن مدل مبنایی برای قو،ن اخلاقی وکلای دادگستری در بسیاری از ایالت ها هستند، آنها به ،وان یک طرح کلی از وظایف اخلاقی وکلا در سراسر کشور عمل می کنند.

قانون 1.15 مقرر می‌دارد که اگر وکیل دارایی از موکلان یا اشخاص ثالث را در اختیار داشته باشد، باید آن اموال را جدا از دارایی وکیل نگه دارد.

بر اساس نظرات بر اساس این قانون، این بدان م،است که وجوه متعلق به مشتریان و اشخاص ثالث باید در حساب های ام، نگهداری شود و شرکت های حقوقی باید دفاتر و سوابق آن حساب ها را نگهداری کنند. هنگام نگهداری وجوه از طرف دیگران، یک وکیل وظیفه دارد با مراقبت های لازم از یک امانتدار حرفه ای رفتار کند.

به طور کلی، مردم عدم رعایت این دستورالعمل ها را به ،وان ادغام وجوه یاد می کنند. یک شرکت حقوقی باید وجوه را در یک حساب عملیاتی جداگانه برای شرکت از وجوه حساب ام، جدا نگه دارد.

نمونه هایی از ،یب صندوق ها

راه های مختلفی وجود دارد که ،یب وجوه می تواند در شرکت های حقوقی اتفاق بیفتد، حتی به روش های غیرعمدی.

برخی از موقعیت‌ها می‌توانند این ظاهر را ایجاد کنند که وکیل در حال سوء استفاده از وجوه موکل است. به ،وان مثال، وکیل می تواند وجوه مشتری را به حساب شخصی یا تجاری واریز کند. از طرف دیگر، وکیل می تواند از وجوه حساب ام، برای پوشش مخارج شخصی یا مخارج شرکت استفاده کند.

همچنین ممکن است با واریز نامن، پول به حساب مشتری، وجوه در هم آمیخته شود. به ،وان مثال، یک وکیل می تواند وجوه شخصی یا شرکت حقوقی را به حساب اعتماد مشتری واریز کند.

به ،وان مثال دیگر، اگر مشتری به نگهدارنده‌ای پرداخت کند که شرکت در برابر آن صورت‌حساب می‌دهد، هزینه‌ها باید به محض دریافت آن برداشته شوند. اگر یک شرکت موفق به عقب نشینی نشودبا توجه به کارمزدهای به‌موقع خود، این شرکت دوباره وجوه شرکت را با وجوه مشتری ،یب می‌کند.

عواقب ادغام وجوه

خواه این اختلاط عمدی باشد یا تصادفی، وکلایی که وجوهی را با یکدیگر ،یب کرده اند، می توانند با عواقب مختلفی روبرو شوند.

عواقب حرفه ای

وکیلی که درگیر ادغام وجوه است، که توسط قو،ن رفتار حرفه ای وکالت های مختلف ایالتی ممنوع است، احتمالاً در نتیجه این نقض اخلاقی با نظم و انضباط وکالت ،تی مواجه می شود. در موارد کمتر شدید، وکیل ممکن است توبیخ عمومی یا خصوصی از سوی وکالت ،تی دریافت کند. در موارد شدیدتر، تعلیق یا حتی سلب وکالت ممکن است رخ دهد. علاوه بر این، تحریم ها یا سایر اشکال مجاز انضباط نیز پیامدهای بالقوه هستند.

در نظر بگیرید پرونده 1996 یک وکیل در آیووا که مبلغ 1000 دلار را از حساب اعتماد مشتری برداشت کرد تا هزینه های دفتر را پوشش دهد، و تصور می کرد که می تواند آن را با درآمدهای تسویه حساب پس از مدت کوتاهی پس از آن بازپرداخت کند. وکلای ایالتی در یک ممیزی در مورد موضوع دیگری انصراف را کشف کرد و وکیل معلق شد. صرف نظر از مبالغ مورد بحث، وکلا باید در پیروی از دستورالعمل های اخلاقی در اینجا بسیار کوشا باشند.

اگر این اختلاط به منزله تبدیل وجوه مشتری به وجوه شخصی یا تجاری باشد، وکیل ممکن است با مسئولیت مدنی نیز مواجه شود. این تبدیل به خودی خود نیز ممکن است یک نقض اخلاقی باشد، بسته به ایالت، که می تواند وکیل را با مجازات های بیشتری مواجه کند.

پیامدهای شهرت

یکی دیگر از پیامدهای جدی اختلاط، از بین رفتن اعتماد مشتری و آسیب به شهرت شرکت شما است.

این می تواند ناشی از یک اشتباه ساده در مورد محل سپرده گذاری وجوه باشد، حتی زم، که شرکت اشتباه را تصحیح می کند. اگر شرکت شما نتواند وجوه مشتری را به خوبی مدیریت کند، مشتریان به طور طبیعی ایمان خود را به توانایی شما برای نمایندگی من، منافع خود از دست خواهند داد.

نیازی به گفتن نیست، هر گونه تبدیل سرمایه مشتری یا شخص ثالث می تواند به اعتبار یک شرکت آسیب دائمی وارد کند.

متأسفانه، این پتانسیل وجود دارد که اشتباهات حسابداری به ،وان تبدیل به نظر برسد یا حداقل منجر به ادعای قابل اقدام شود. ادعای تبدیل نیز می تواند منجر به الف شود ادعای تخلف قانونی اگر مشتری با دقت بیشتری به موضوع حقوقی نگاه کند. بنابراین ضروری است که یک رویه حقوقی از هرگونه احتمال ادغام وجوه محافظت کند.

بهترین روش ها برای محافظت در برابر اختلاط

برای اطمینان از اینکه شرکت شما درگیر ادغام نمی شود، باید حساب های بانکی خود را به روش صحیح تنظیم کنید. شما همچنین به بهترین ها نیاز خواهید داشت حسابداری اعتماد رویه های موجود در زیر برخی از بهترین شیوه ها برای محافظت در برابر اختلاط آورده شده است.

حساب‌های عملیاتی و اعتماد جداگانه نگهداری کنید

یک شرکت حقوقی برای نگهداری وجوه متعلق به شرکت ا،اماً به یک حساب عملیاتی نیاز دارد. این شرکت همچنین به یک حساب ام، برای وجوه مشتری و شخص ثالث نیاز دارد.

برای شرکت های بزرگتر یا مسائل حقوقی پیچیده تر، حساب های ام، جداگانه ممکن است برای مشتریان جداگانه من، باشد. حساب های ام، باید دارای بهره باشند و سود آن به مشتری برسد.

در شرایط خاص، شرکت ممکن است تنها مقدار کمی از پول را برای مشتری مدیریت کند، یا وجوه برای مدت کوتاهی نگهداری می شود. در چنین مواردی، هزینه‌های مربوط به جمع‌آوری بهره از سود ،ب شده بیشتر می‌شود و فرآیند حساب اعتماد استاندارد را غیرعملی می‌سازد.

این وجوه کم ارزش یا کوتاه مدت مشتری باید به یک حساب IOLTA. حساب‌های IOLTA (Interest on Lawyers Trust Accounts) حساب‌های ام، تلفیقی هستند که سود ایجاد می‌کنند و بانک سود را به برنامه IOLTA ایالتی ارسال می‌کند.

ثبت سریع تراکنش ها

شکی نیست که داشتن حساب های عملیاتی و اعتماد جداگانه می تواند بار اداری شرکت شما را افزایش دهد. بر این اساس، ممکن است وسوسه انگیز به نظر برسد که درآمد و هزینه ها را در یک حساب قرار دهید و بعداً جزئیات را مرتب کنید. در مقابل این وسوسه مقاومت کنید.

ثبت تمام تراکنش‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن به جلوگیری از اختلاط کمک می‌کند. در غیر این صورت شرکت شما این احتمال را افزایش می دهد که فراموش کند وجوه دریافتی از کجا آمده است یا برای چه منظوری است.

مستندات جامع

فراتر از ثبت تمام تراکنش‌های مربوط به حساب‌های عملیاتی و اعتماد شما، یک رویه قانونی باید اسناد جامعی را برای همه حساب‌ها حفظ کند.

این اسناد باید شامل دفتر کل مشتریان، سوابق حسابداری و صورتحساب بانکی برای هر حساب باشد. اگر وجوه چند مشتری یا شخص ثالث در یک حساب اعتماد وجود دارد، باید وجوه متعلق به هر مشتری یا شخص ثالث را پیگیری کنید.

خبر خوب این است که بانکداری آنلاین به شما امکان دسترسی آسان به این اسناد را می دهد، اغلب بدون نیاز به دریافت نسخه های کاغذی از طریق پست. علاوه بر این، حساب‌های آنلاین به طور کلی به شما این امکان را می‌دهند که دلیل انتقال وجه یا پرداخت را در حین انجام آن مستند کنید.

در کنار آشتی‌های منظم، نگهداری اسناد به شما کمک می‌کند تا از نظر اخلاقی مطابقت داشته باشید.

ابزارها و سیستم های جداسازی وجوه

رویه حقوقی شما باید بهترین ابزارها و سیستم‌های موجود برای جداسازی حساب‌های عملیاتی و اعتماد را جستجو کرده و اجرا کند. ابزارهای فناوری دیجیتال می توانند در این زمینه به شرکت ها کمک کنند، به ویژه در موارد زیر:

1. پردازش پرداخت الکترونیکی؛ و
2. نرم افزار حسابداری اعتماد کنید.

پردازش پرداخت الکترونیکی

دفتر حقوقی شما می تواند به راحتی همه تراکنش ها را ردیابی کند و از دریافت و ارسال صحیح حساب ها با کمک پردازش پرداخت الکترونیکی اطمینان حاصل کند.

حتی بهتر از آن کار با یک پردازشگر پرداخت طراحی شده برای صنعت قانونی است.

پرداخت های کلیو یک راه حل پرداخت آنلاین است که پردازش مشتریان حقوقی پرداخت کننده به شرکت های حقوقی را تسهیل می کند.

با رعایت قو،ن حسابداری ام،، بسیار مهم است که وکلا تمام معاملات مربوط به اعتماد را انجام دهند. برای مثال، باید از وجوه حساب ام، در برابر کارمزدهای پردازش، بازپرداخت وجه و سایر روش‌های بدهکار شخص ثالث که می‌توانند حسابداری شما را مختل کنند، محافظت کنید.

نرم افزار حسابداری اعتماد کنید

در حال حاضر، ا،ر شرکت های مدرن کشف کرده اند که حسابداری کاغذی بسیار ناکارآمد و دست و پا گیر است. بسیاری از روش‌ها به صفحات گسترده ا،ل منتقل شده‌اند، اما حتی اینها نیز قابلیت‌های محدودی دارند.

نرم افزار حسابداری Trust جدیدترین راه حل برای مدیریت یکپارچه حساب های اعتماد مشتری است.

Clio Manage فراهم می کند حسابداری قانونی و ام، ویژگی های مدیریتی که به شما کمک می کند اعتماد و وجوه حساب عملیاتی را جدا نگه دارید. این نرم افزار همچنین گزارش های دفتر کل مشتری را تولید می کند که تمام حساب ها و تراکنش های مرتبط با هر مشتری را نمایش می دهد.

هنگامی که در Clio نیز صورت‌حساب و وصول می‌کنید، تطبیق حساب‌ها ساده می‌شود زیرا می‌تو،د مستقیماً تراکنش‌های اعتماد را با حساب عملیاتی شرکت مطابقت دهید.

Clio همچنین ارائه می دهد ادغام با Trustbooks، ارائه دهنده نرم افزار حسابداری قانونی. شرکت‌ها می‌توانند فعالیت تراکنش‌ها را در Clio دنبال کنند، سپس داده‌های تراکنش را با Trustbooks همگام‌سازی کنند. سپس می‌تو،د ورود داده‌های تکراری را حذف کنید و همچنان با قو،ن اخلاقی مطابقت داشته باشید. Clio همچنین ادغام با راه حل های حسابداری عمومی تر مانند QuickBooks Online.

نظرات نهایی در مورد ،یب وجوه

در حالی که درک خطرات ناشی از ،یب وجوه مهم است، نیازی به تسلیم شدن در برابر ترس نیست. در عوض، بهترین شیوه‌ها را برای مدیریت صحیح حساب اعتماد پیاده‌سازی کنید.

علاوه بر این، استقرار بهترین ابزارهای فنی هم برای پردازش پرداخت و هم برای حسابداری اعتماد. سپس می تو،د مطمئن باشید که سرمایه شرکت و مشتری شما از هم جدا می ماند و خطرات ناشی از ،یب شدن را پشت سر می گذارد.

ما این پست وبلاگ را در ژوئن 2023 منتشر کردیم. ا،ین به روز رس،: 14 ژوئن 2023.

طبقه بندی شده در: تجارت